Informativa per il trattamento dei dati personali ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE N. 2016/679 e art. 13 D.lgs. 196/2003 e informativa per l’utilizzo di fotografie e/o video di Qlash Italia S.r.l.
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Interessato al trattamento (Utente): Utenti che usufruiscono dei servizi erogati da Qlash Italia S.r.l.
La presente informativa è resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 sulla protezione dei dati (di seguito “Regolamento” oppure “GDPR”) in favore di tutti i partecipanti agli eventi organizzati da Qlash Italia S.r.l.. L’Utente che sottoscrive i servizi erogati dalla società Qlash Italia S.r.l. è, pertanto, tenuto alla lettura ed alla accettazione della presente informativa.
1) Identità e dati di contatto del titolare del trattamento
Titolare del trattamento ai sensi degli artt. 4, 24 e 26 del Regolamento è Qlash Italia S.r.l. con sede legale in 20122 Milano, Italia, Via Rugabella n. 1; email: privacy@qlash.gg.
2) Tipologia dei dati personali raccolti
I dati personali raccolti sono i seguenti: nome e cognome, numero di cellulare, data di nascita, indirizzo, e-mail, recapito telefonico.
Le categorie di dati raccolti possono essere quindi raggruppate come segue:
a) dati che vengono comunicati direttamente dall’Utente;
b) dati ricevuti da altre fonti per i quali Qlash Italia è nominata Responsabile del Trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR.
3) Finalità del trattamento cui sono destinati i dati e base giuridica del trattamento
a) Trattamento dei dati personali per finalità connesse all’erogazione dei servizi.
I dati personali direttamente forniti dall’Utente saranno trattati per le finalità inerenti la prestazione richiesta. Per “finalità inerenti la prestazione richiesta” deve intendersi qualsiasi operazione di trattamento dei dati correlata allo svolgimento di tutte le attività connesse o strumentali all'erogazione dei servizi offerti da Qlash Italia S.r.l.. I dati personali dell’Utente, inoltre, saranno trattati per: la prevenzione di attività potenzialmente vietate o illecite; la personalizzazione e il miglioramento dei servizi forniti; informare l’Utente di eventuali aggiornamenti, modifiche e sospensioni del servizio (e delle condizioni di utilizzo) e verificare la correttezza dei dati dell’Utente. La base giuridica del trattamento per le suddette finalità è l’art. 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR (“il trattamento è necessario all'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte o all'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso”).
b) Trattamento dei dati personali per finalità promozionali e di marketing (i) diretta nonché (ii) a favore di soggetti terzi.
I dati personali forniti dall’Utente potranno, inoltre, essere trattati qualora l’interessato presti il proprio specifico consenso ai sensi dell’art. 7 del Regolamento, per finalità di informazione e promozioni commerciali di prodotti e servizi offerti e per attività di profilazione anche dai partner commerciali (terzi), attraverso strumenti di comunicazione elettronica (per esempio, e-mail, SMS, etc.) e tramite strumenti tradizionali (per esempio, posta cartacea e/o chiamate con operatore). La base giuridica del trattamento per la suddetta finalità è il consenso dell’interessato ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera a), GDPR (“l'interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità”).
c) Trattamento dei dati per adempiere ad un obbligo legale.
I dati comunicati dall’interessato sono trattati, altresì, per soddisfare gli obblighi previsti dalle norme di legge, di regolamento o dalla normativa europea ovvero da disposizioni impartite da Autorità a ciò legittimate dalla legge e da Organi di Vigilanza e controllo. La base giuridica del trattamento per le finalità suindicate è l’art. 6, paragrafo 1, lettera c), GDPR (“il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento”).
d) Trattamento dei dati in presenza di un legittimo interesse.
I dati comunicati dall’Utente potranno essere trattati anche in presenza di un legittimo interesse dei Contitolari (ad esempio per prevenzioni frodi) ma solo nel caso in cui ricorrano le condizioni di cui all’art. 6, paragrafo 1, lettera f) del GDPR. La base giuridica del trattamento per la finalità in parola è l’art. 6, paragrafo 1, lettera a), del GDPR. (“il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato che richiedono la protezione dei dati personali, in particolare se l’interessato è un minore”).
4) Modalità di trattamento dei dati
Il trattamento dei dati personali dell’Utente, potrà essere effettuato con l’ausilio di mezzi elettronici o comunque automatizzati e, in specie, per il tramite di database e banche dati di proprietà dello scrivente, con modalità e procedure strettamente necessarie al perseguimento delle finalità sopra descritte. In relazione alle suindicate finalità, il trattamento dei dati personali dell’Utente avverrà mediante strumenti manuali, informatici e telematici per la mera realizzazione delle finalità stesse e, comunque, in modo da garantirne la sicurezza e la riservatezza. Il trattamento sarà effettuato con sistemi atti a memorizzare, gestire e trasmettere i dati stessi, con logiche strettamente correlate alle finalità stesse, sulla base dei dati in nostro possesso e con l’impegno da parte dell’Utente di comunicare al titolare del trattamento eventuali correzioni, integrazioni e/o aggiornamenti.
5) Eventuali destinatari e le eventuali categorie di destinatari dei dati personali
I dati personali dell’Utente saranno conservati e comunicati esclusivamente ai soggetti competenti per l’espletamento dei servizi necessari ad una corretta gestione del rapporto, con garanzia di tutela dei diritti dell’interessato.
Tali dati saranno trattati, in particolare, dalle seguenti categorie di soggetti:
- dai dipendenti e dai collaboratori del Titolare, in qualità di persone autorizzate al trattamento (art. 29 GDPR) ovvero quali soggetti espressamente designati al trattamento dei dati nei termini previsti dal Regolamento e dalla normativa nazionale di adeguamento alle disposizioni del GDPR (D. Lgs. n. 101/2018);
- dalle Società terze o altri soggetti che svolgono alcune attività in outsourcing per conto del Titolare, nella loro qualità di responsabili esterni del trattamento (art. 28 GDPR), quali a titolo esemplificativo e non esaustivo, fornitori di servizi IT e clo0ud, legali e consulenti fiscali, società di servizi informatici, di tipo gestionale, di archiviazione o di altri servizi di natura tecnico/organizzativa;
- dai soggetti cui la comunicazione sia obbligatoria per legge che tratteranno i suoi dati quali Titolari;
- da soggetti nei confronti delle quali la comunicazione dei dati è obbligatoria (ad esempio, Autorità Giudiziaria, etc.);
- da società affiliate, controllate e collegate a Qlash Italia S.r.l., soggetti giuridici che sono vincolati o alla presente informativa privacy o comunque a procedure che prevedono analoghe tutele a quelle descritte in questa informativa sulla privacy.
6) Trasferimento dei dati personali a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale
Nessuna diffusione verrà effettuata, ma i dati personali dell’Utente potrebbero essere trasferiti a società affiliate, controllate e collegate a Qlash Italia S.r.l..
Ogni qualvolta tali dati dovessero essere trasferiti al di fuori dello Spazio Economico Europeo, il Titolare si assicurerà che tali dati vengano trasferiti in conformità a questa informativa sulla privacy e alle normative applicabili in materia di protezione dei dati personali, in particolare nel rispetto di quanto previsto dall’art. 44 e seguenti del GDPR. Il Titolare si baserà sulle decisioni di adeguatezza adottate dalla Commissione Europea oppure verranno utilizzati contratti che contengono misure di sicurezza adeguate elaborate dalla medesima Commissione Europea
7) Periodo di conservazione dei dati personali
I dati personali oggetto di trattamento saranno conservati in ottemperanza a quanto disposto dall’art. 5, paragrafo 1, lett. e), GDPR in una forma che consenta l’identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità sopraindicate per le quali i dati personali sono trattati. I dati personali raccolti per le finalità promozionali e di marketing, sono conservati fino alla decisione dell’interessato di revocare il consenso e comunque per non oltre 24 mesi dal momento della raccolta. Al termine del periodo di conservazione, i dati conferiti dall’Utente saranno cancellati, ovvero resi anonimi.
8) Diritti dell’interessato
Ai sensi degli artt. 15 e ss. del Regolamento, l’Utente ha il diritto di chiedere al Titolare del trattamento:
a) l’accesso ai propri dati personali;
b) la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano;
c) l’opposizione al trattamento;
d) la portabilità dei dati nei termini di cui all’art. 20 GDPR;
e) qualora il trattamento sia basato sull'articolo 6, paragrafo 1, lettera a), oppure sull'articolo 9, paragrafo 2, lettera a), GDPR la revoca del consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.
Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, l'Utente che ritenga che il trattamento che lo riguarda violi il GDPR ha il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo, segnatamente nello Stato membro in cui risiede abitualmente, lavora oppure del luogo ove si è verificata la presunta violazione ai sensi dell’art. 77 GDPR (l’Autorità di controllo Italiana è il Garante per la protezione dei dati personali. Per esercitare i diritti di cui sopra l’Utente potrà rivolgersi al Titolare ai recapiti indicati al punto 1 della presente informativa.
9) Se la comunicazione di dati personali è un obbligo legale o contrattuale oppure un requisito necessario per la conclusione di un contratto, e se l'interessato ha l'obbligo di fornire i dati personali nonché le possibili conseguenze della mancata comunicazione di tali dati
La comunicazione dei dati personali da parte dell’Utente e il conseguente trattamento da parte del Titolare è necessaria per l’erogazione dei servizi forniti dal Titolare. L’eventuale rifiuto, da parte dell’Utente, a fornire i dati personali richiesti potrà causare l'impossibilità per il Titolare di procedere all’erogazione dei servizi richiesti. In ipotesi di trattamento dei dati conferiti per finalità promozionali e marketing cui al punto 3, lettera a) o in altri casi in cui è necessario raccogliere uno specifico consenso, il conferimento dei dati personali da parte dell’Utente sarà meramente facoltativo ed un eventuale rifiuto non comporterà alcuna conseguenza sui rapporti giuridici in essere ovvero in corso di costituzione.
10) Esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione
Ai sensi dell'art. 13, paragrafo 2, lettera f) del GDPR, il Titolare informa che i dati personali raccolti non saranno oggetto di alcun processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’art. 22, paragrafi 1 e 4 del Regolamento. Una eventuale attività di profilazione verrà effettuata solo a seguito della raccolta dello specifico consenso dell’interessato e nelle ipotesi di cui all’art. 3, lettera b), della presente informativa.
11) Trattamento dei dati personali per una finalità diversa da quella per cui essi sono stati raccolti
Qualora il Titolare del trattamento intenda trattare ulteriormente i dati personali per una finalità diversa da quella per cui essi sono stati raccolti, prima di tale ulteriore trattamento, forniranno all’Utente informazioni in merito a tale diversa finalità e ogni ulteriore informazione pertinente di cui all’art. 13, paragrafo 2 del Regolamento.
Ove il soggetto che conferisce i dati personali abbia un’età inferiore ai 16 anni, il suddetto trattamento è lecito soltanto se e nella misura in cui, il consenso sia prestato o autorizzato dal titolare della responsabilità genitoriale. Il Titolare non si assume alcuna responsabilità in ordine alle eventuali dichiarazioni non veritiere fornite dall’Utente. Nel caso in cui sia accertato che i dati personali sono stati acquisiti attraverso dichiarazioni non veritiere saranno immediatamente cancellati.
12) Revoca del consenso
In qualsiasi momento l’Utente potrà revocare il consenso al trattamento dei dati.
13) Aggiornamenti
La presente informativa può subire modifiche e/o integrazioni a seguito di eventuali successive modifiche e/o integrazioni normative, all’aggiornamento o erogazione di nuovi servizi ovvero ad intervenute innovazioni tecnologiche.
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Informativa in merito al consenso per l’utilizzo di foto e video ove richiesto per l’esecuzione del servizio.
Nel caso in cui fosse necessario per l’erogazione dei servizi richiesti l’utilizzo delle foto e/o di video ritraenti l’Utente, quest’ultimo dovrà esprimere il proprio consenso, pena l’impossibilità di erogare i servizi richiesti, anche ai sensi degli artt. 10 e 320 cod. civ. e degli artt. 96 e 97 legge 22.4.1941, n. 633, Legge sul diritto d’autore, per l’utilizzo delle foto o video ritraente l’Utente, nonché per l’autorizzazione e la conservazione delle foto e degli audio/video stessi negli archivi informatici della società. Il consenso espresso potrà essere revocato in ogni tempo con comunicazione scritta da inviare nelle modalità sopraindicate. Il materiale foto/video sarà utilizzato per: (a) condivisione attraverso social network; (b) pubblicazione su sito web; (c) pubblicazione su materiale promozionale o informativo di varia natura.
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